Khi chuẩn bị vật tư cho một đơn hàng, cách tính số lượng thùng carton thường được thực hiện bằng cách lấy tổng số sản phẩm chia cho sức chứa của một thùng. Tuy nhiên, nếu chỉ thực hiện phép chia đơn giản, kết quả chưa chắc phản ánh đúng số lượng thùng carton thực tế cần chuẩn bị.
Số sản phẩm có thể đóng trong một thùng còn phụ thuộc vào kích thước hàng hóa, trọng lượng, cách sắp xếp, vật liệu chèn lót và yêu cầu bảo vệ trong quá trình vận chuyển. Vì vậy, cách tính số lượng thùng carton phù hợp cần bắt đầu từ quy cách đóng gói thực tế.
Việc xác định đúng số lượng thùng carton cần dùng giúp bộ phận kho chủ động vật tư, hạn chế thiếu thùng khi đóng hàng và tránh mua dư quá nhiều. Đây cũng là một phần quan trọng trong việc kiểm soát chi phí đóng gói và tối ưu không gian vận chuyển.
Mục lục
1. Xác định sức chứa thực tế của thùng carton
Muốn tính số lượng thùng carton chính xác, trước tiên cần xác định một thùng carton thực tế chứa được bao nhiêu sản phẩm.
Không nên chỉ dựa vào kích thước bên ngoài của thùng hoặc thông tin sức chứa được ước tính trên lý thuyết. Sản phẩm cần được đóng thử theo đúng phương pháp mà nhân viên kho sẽ sử dụng khi xử lý đơn hàng.
Ví dụ, một thùng carton có thể chứa 24 sản phẩm nếu xếp sát nhau. Nhưng nếu sản phẩm cần túi bảo vệ, giấy chèn hoặc khoảng trống chống va đập thì sức chứa thực tế có thể chỉ còn 20–22 sản phẩm.
Do đó, bước đầu tiên trong cách tính số lượng thùng carton là xác định sức chứa phù hợp với điều kiện đóng gói thực tế.
1.1. Kiểm tra cách sắp xếp sản phẩm
Cách sắp xếp ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng sản phẩm trong một thùng.
Với sản phẩm có hình dạng đồng đều, có thể xếp theo hàng và theo lớp để tận dụng không gian. Với sản phẩm có hình dạng bất thường, cách đặt sản phẩm có thể phải thay đổi để tránh khoảng trống quá lớn.
Tuy nhiên, không nên cố nhồi sản phẩm để đạt số lượng tối đa nếu điều đó làm sản phẩm bị ép hoặc khiến thùng khó đóng.
Một quy cách đóng gói tốt cần đảm bảo sản phẩm được giữ ổn định, thao tác đóng hàng thuận tiện và thùng vẫn giữ được hình dạng trong quá trình vận chuyển.
1.2. Xem xét trọng lượng của mỗi thùng
Kích thước không phải yếu tố duy nhất quyết định sức chứa.
Ví dụ, một thùng carton có thể chứa 30 sản phẩm nếu xét riêng về không gian. Nhưng nếu mỗi sản phẩm nặng 1 kg thì thùng đã có trọng lượng hàng lên tới 30 kg.
Nếu trọng lượng này gây khó khăn khi nâng, di chuyển hoặc vượt giới hạn phù hợp của thùng carton, không nên sử dụng 30 sản phẩm làm định mức.
Vì vậy, khi thực hiện cách tính số lượng thùng carton, nên kiểm tra cả hai giới hạn:
- Giới hạn theo thể tích.
- Giới hạn theo trọng lượng.
Số lượng thấp hơn giữa hai giới hạn sẽ là sức chứa thực tế phù hợp hơn.
2. Tính số lượng thùng carton theo đơn hàng
Sau khi xác định được sức chứa, cách tính số lượng thùng carton trở nên đơn giản hơn.
Công thức cơ bản là:
Số thùng carton cần dùng = Tổng số sản phẩm ÷ Số sản phẩm mỗi thùng
Kết quả phải được làm tròn lên vì phần sản phẩm còn lại vẫn cần một thùng riêng.
Ví dụ, một đơn hàng có 1.000 sản phẩm và quy cách đóng gói là 24 sản phẩm/thùng:
1.000 ÷ 24 = 41,67
Như vậy, số lượng thùng carton cần dùng là 42 thùng.
Thùng thứ 42 có thể không đủ 24 sản phẩm, nhưng vẫn phải sử dụng một thùng để chứa phần hàng còn lại.
Đây là nguyên tắc quan trọng trong cách tính số thùng carton cho đơn hàng thực tế.
2.1. Trường hợp đơn hàng có nhiều loại sản phẩm
Nếu một đơn hàng gồm nhiều loại sản phẩm với quy cách đóng gói khác nhau, nên tính riêng từng loại.
Ví dụ:
| Sản phẩm | Số lượng | Quy cách | Số thùng |
|---|---|---|---|
| Sản phẩm A | 500 | 25 sản phẩm/thùng | 20 |
| Sản phẩm B | 300 | 15 sản phẩm/thùng | 20 |
| Sản phẩm C | 200 | 8 sản phẩm/thùng | 25 |
Tổng số thùng cần dùng là 65 thùng.
Cách tính số lượng thùng carton riêng cho từng nhóm giúp bộ phận kho tránh nhầm lẫn giữa các quy cách và hạn chế tình trạng sản phẩm bị đóng sai thùng.
3. Tính thêm số lượng thùng dự phòng
Kết quả từ công thức chỉ phản ánh số thùng cần thiết theo lý thuyết. Khi chuẩn bị vật tư thực tế, nên có thêm một lượng thùng dự phòng.
Thùng carton có thể bị móp, rách, bẩn hoặc hư hỏng trong quá trình lưu kho. Trong quá trình đóng hàng, một số thùng cũng có thể bị lỗi do thao tác hoặc do chất lượng vật liệu.
Ví dụ:
- Số thùng theo cách tính: 42 thùng.
- Thùng dự phòng: 2–3 thùng.
- Số lượng nên chuẩn bị: 44–45 thùng.
Không nhất thiết phải áp dụng một tỷ lệ dự phòng giống nhau cho mọi doanh nghiệp. Nếu kho có dữ liệu hao hụt trong các đơn hàng trước, có thể sử dụng dữ liệu đó để xác định mức dự phòng phù hợp.
4. Chọn kích thước thùng phù hợp với sản phẩm
Một cách tính số lượng thùng carton chính xác vẫn chưa đủ nếu kích thước thùng được lựa chọn không phù hợp.
Thùng quá lớn sẽ tạo nhiều khoảng trống, làm sản phẩm dễ dịch chuyển và có thể phải sử dụng thêm vật liệu chèn. Thùng quá nhỏ lại khiến sản phẩm bị ép hoặc khó đóng nắp.
Do đó, khi tính số lượng thùng carton cho một đơn hàng mới, nên kiểm tra cả kích thước bên trong của thùng.
4.1. Khi thùng carton quá lớn
Nếu sản phẩm chỉ chiếm một phần nhỏ thể tích thùng, nên thử một quy cách nhỏ hơn.
Thùng phù hợp hơn có thể giúp giảm lượng carton sử dụng, giảm vật liệu chèn và giảm thể tích kiện hàng.
Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp phải vận chuyển số lượng lớn. Một thùng nhỏ hơn nhưng vẫn bảo vệ được sản phẩm có thể giúp giảm chi phí vận chuyển đáng kể.
Tuy nhiên, không nên giảm kích thước thùng chỉ để giảm số lượng vật tư. Khoảng trống cần thiết cho việc bảo vệ sản phẩm vẫn phải được duy trì.
4.2. Khi thùng carton quá nhỏ
Thùng quá nhỏ thường có dấu hiệu bị phồng, khó đóng nắp hoặc phải ép sản phẩm mới có thể đóng thùng.
Nếu tình trạng này xảy ra thường xuyên, nên xem lại cách tính số lượng thùng carton và sức chứa đang sử dụng.
Giảm số lượng thùng bằng cách tăng sản phẩm trong mỗi thùng chỉ có lợi khi thùng vẫn chịu được trọng lượng và sản phẩm không bị ảnh hưởng.
Nếu tỷ lệ hư hỏng tăng, chi phí phát sinh có thể cao hơn khoản tiền tiết kiệm được từ việc giảm số thùng.
5. Kiểm tra khả năng xếp thùng trên pallet
Nếu đơn hàng được vận chuyển trên pallet, cách tính số lượng thùng carton nên kết hợp với cách xếp pallet.
Một thùng có thể rất phù hợp với sản phẩm nhưng lại không phù hợp với kích thước pallet. Khi đó, các khoảng trống giữa những thùng carton có thể làm giảm hiệu quả sử dụng không gian.
Trước khi chốt quy cách, nên thử cách xếp thực tế để xác định số thùng trên một lớp, số lớp có thể xếp và chiều cao tổng thể.
Nếu thường xuyên sử dụng pallet, có thể tham khảo thêm 3 loại tải trọng pallet cần biết để kiểm tra giới hạn tải trọng bên cạnh số lượng thùng.
Việc này giúp cách tính số lượng thùng carton không chỉ phù hợp với sản phẩm mà còn phù hợp với phương án vận chuyển.
6. Đóng thử trước khi áp dụng số lượng lớn
Khi thay đổi quy cách đóng gói, không nên lập tức đặt một số lượng lớn thùng carton.
Hãy chọn một lượng sản phẩm đại diện và đóng thử theo quy cách dự kiến. Sau đó kiểm tra kích thước, trọng lượng, độ ổn định của hàng hóa và thời gian đóng một thùng.
Nếu thùng sau khi đóng vẫn chắc chắn, sản phẩm không bị xô lệch và nhân viên thao tác thuận tiện, quy cách đó có thể được sử dụng để tính số lượng thùng carton cho toàn bộ đơn hàng.
Phương pháp này cũng giúp phát hiện những vấn đề mà phép tính trên giấy không thể thể hiện.
7. Lập định mức thùng carton cho từng sản phẩm
Nếu doanh nghiệp thường xuyên đóng những sản phẩm giống nhau, có thể lập sẵn định mức.
Ví dụ:
| Mã sản phẩm | Số lượng/thùng | Loại thùng | Trọng lượng dự kiến | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|
| SP-A | 24 | Carton A | 12 kg | Xếp 4 lớp |
| SP-B | 15 | Carton B | 18 kg | Có chèn |
| SP-C | 8 | Carton C | 20 kg | Hàng nặng |
Khi có đơn hàng, nhân viên chỉ cần lấy số lượng sản phẩm chia cho định mức tương ứng rồi làm tròn lên.
Cách này giúp việc tính số lượng thùng carton nhanh và nhất quán hơn giữa các ca làm việc.
Nếu muốn theo dõi hiệu quả sâu hơn, có thể kết hợp định mức này với chi phí đóng gói hàng hóa để biết mỗi sản phẩm đang tiêu tốn bao nhiêu vật tư đóng gói.
8. Khi nào cần tính lại số lượng thùng?
Định mức thùng carton không nên được xem là cố định trong mọi trường hợp.
Cần thực hiện lại cách tính số lượng thùng carton khi có sự thay đổi về:
- Kích thước sản phẩm.
- Trọng lượng sản phẩm.
- Cách xếp sản phẩm.
- Vật liệu chèn.
- Kích thước thùng.
- Phương thức vận chuyển.
- Cách xếp pallet.
- Yêu cầu bảo vệ hàng hóa.
Chẳng hạn, cùng một sản phẩm nhưng khi bổ sung thêm lớp bảo vệ hoặc vật liệu chèn thì số lượng sản phẩm trong mỗi thùng có thể giảm.
Khi đó, số thùng carton cần dùng cho cùng một đơn hàng cũng tăng theo.
9. Ví dụ hoàn chỉnh về cách tính số lượng thùng carton
Giả sử doanh nghiệp có đơn hàng gồm 2.400 sản phẩm.
Sau khi đóng thử, xác định được một thùng carton chứa tối đa 30 sản phẩm và vẫn đảm bảo yêu cầu bảo vệ.
Áp dụng cách tính số lượng thùng carton:
2.400 ÷ 30 = 80 thùng
Nếu doanh nghiệp chuẩn bị thêm 3 thùng dự phòng:
80 + 3 = 83 thùng
Như vậy, kho nên chuẩn bị 83 thùng carton.
Nhưng nếu sau khi kiểm tra lại, mỗi thùng chỉ nên chứa 28 sản phẩm vì cần thêm vật liệu chèn thì phải tính lại:
2.400 ÷ 28 = 85,71
Kết quả được làm tròn lên thành 86 thùng.
Nếu vẫn giữ mức dự phòng 3 thùng, số lượng cần chuẩn bị là 89 thùng.
Qua ví dụ này có thể thấy, sức chứa thực tế ảnh hưởng trực tiếp đến cách tính số lượng thùng carton. Chỉ cần thay đổi từ 30 xuống 28 sản phẩm/thùng, nhu cầu vật tư đã tăng đáng kể.
10. Không nên chỉ tìm cách giảm số lượng thùng
Mục tiêu của việc tính số lượng thùng carton không phải lúc nào cũng là dùng càng ít thùng càng tốt.
Nếu tăng quá nhiều sản phẩm trong mỗi thùng, trọng lượng kiện hàng có thể tăng và gây khó khăn cho việc nâng, di chuyển hoặc xếp pallet.
Nếu sử dụng quá ít sản phẩm trong mỗi thùng, số lượng thùng tăng và kéo theo chi phí carton, nhân công, lưu kho và vận chuyển.
Vì vậy, cách tính số lượng thùng carton hiệu quả cần cân bằng giữa sức chứa, trọng lượng, khả năng bảo vệ sản phẩm, tốc độ đóng hàng và tổng chi phí.
Một quy cách tốt là quy cách giúp sản phẩm được bảo vệ phù hợp nhưng vẫn sử dụng không gian và vật tư một cách hợp lý.
Kết luận
Cách tính số lượng thùng carton cho một đơn hàng bắt đầu từ việc xác định chính xác sức chứa thực tế của từng thùng. Sau đó, lấy tổng số sản phẩm chia cho số sản phẩm mỗi thùng và làm tròn lên.
Tuy nhiên, để kết quả sát với thực tế, cần xem xét thêm trọng lượng, kích thước thùng, vật liệu chèn, cách xếp hàng và phương án vận chuyển. Doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị thêm một lượng thùng dự phòng để tránh gián đoạn khi phát sinh hao hụt.
Khi đã xác định được quy cách ổn định, có thể lập định mức riêng cho từng sản phẩm. Điều này giúp tính số lượng thùng carton nhanh hơn, giảm sai sót và hỗ trợ kiểm soát chi phí đóng gói trong những đơn hàng tiếp theo.
Bài viết liên quan
