Khi đặt bao bì, một trong những thông số cần xác định sớm nhất là kích thước. Bao quá nhỏ có thể không chứa đủ sản phẩm hoặc gây khó khăn khi đóng gói. Ngược lại, bao quá lớn làm tăng lượng vật liệu sử dụng, chiếm nhiều diện tích khi lưu kho và có thể khiến sản phẩm bị xê dịch trong quá trình vận chuyển.
Vì vậy, thay vì chọn kích thước bao bì theo cảm tính hoặc lấy ngay kích thước sản phẩm làm kích thước bao bì, doanh nghiệp nên thực hiện từng bước từ đo sản phẩm, xác định lượng cần chứa, tính khoảng hở đến điều chỉnh theo cách đóng gói thực tế.
Quy trình xác định kích thước bao bì cũng cần tính đến cấu trúc của từng loại bao. Một chiếc túi phẳng, bao có đáy gấp, bao đáy vuông hoặc bao dùng trên máy đóng gói sẽ có cách xác định kích thước khác nhau.
Bài viết dưới đây trình bày quy trình từ lúc đo sản phẩm thực tế đến khi có bộ thông số đủ để gửi nhà cung cấp báo giá hoặc làm mẫu.
Mục lục
1. Xác định sản phẩm cần đóng gói
Trước khi đo kích thước, cần xác định chính xác sản phẩm sẽ được đóng vào bao.
Đây là bước đầu tiên nhưng thường bị bỏ qua khi doanh nghiệp chỉ cung cấp tên sản phẩm cho nhà sản xuất.
Cùng một tên sản phẩm nhưng nếu quy cách đóng gói khác nhau thì kích thước bao bì cũng có thể thay đổi.
Ví dụ, cùng là một loại hạt nhưng có thể đóng:
- 1 kg.
- 5 kg.
- 10 kg.
- 25 kg.
- 50 kg.
Mỗi mức khối lượng có thể yêu cầu một kích thước bao bì khác nhau.
Do đó, trước khi xác định kích thước bao bì, nên ghi rõ ít nhất:
- Tên sản phẩm.
- Khối lượng mỗi bao.
- Cách đóng gói.
- Cách lấy sản phẩm ra.
- Cách đóng miệng.
- Điều kiện lưu kho.
- Điều kiện vận chuyển.
Nếu sản phẩm được đóng theo thể tích thay vì khối lượng, cần ghi rõ dung tích cần chứa.
1.1. Xác định trạng thái sản phẩm khi đóng bao
Không phải sản phẩm nào cũng có hình dạng cố định.
Có thể chia thành:
- Sản phẩm dạng hạt.
- Sản phẩm dạng bột.
- Sản phẩm dạng viên.
- Sản phẩm dạng cục.
- Sản phẩm dạng tấm.
- Sản phẩm dạng lỏng.
- Sản phẩm đã đóng gói thành từng đơn vị nhỏ.
Hình dạng và khả năng tự dàn đều của sản phẩm sẽ ảnh hưởng đến kích thước bao bì.
Ví dụ, bột có thể dàn xuống đáy bao sau khi chiết rót, trong khi các sản phẩm dạng cục có thể tạo ra khoảng trống lớn hơn.
1.2. Xác định khối lượng cần chứa
Khối lượng là thông tin quan trọng khi chọn kích thước bao bì.
Không nên chỉ nói “bao 25 kg” mà nên xác định sản phẩm thực tế có khối lượng riêng như thế nào.
Hai sản phẩm cùng đóng 25 kg có thể cần thể tích bao khác nhau nếu khối lượng riêng khác nhau.
Do đó, nếu chưa có kích thước bao bì cũ để tham khảo, nên cung cấp thêm thông tin về thể tích hoặc khối lượng riêng của sản phẩm cho nhà cung cấp.
2. Đo kích thước sản phẩm thực tế
Sau khi xác định sản phẩm, tiến hành đo kích thước nếu sản phẩm có hình dạng tương đối cố định.
Có thể sử dụng thước cuộn, thước thẳng hoặc dụng cụ đo phù hợp.
Nên đo nhiều mẫu thay vì chỉ đo một sản phẩm.
Mục đích là xác định kích thước phổ biến và mức dao động giữa các sản phẩm.
Ví dụ, nếu một sản phẩm dạng hộp có kích thước khoảng:
- Dài: 30 cm.
- Rộng: 20 cm.
- Cao: 10 cm.
thì đây mới là kích thước của sản phẩm, chưa phải kích thước bao bì cần đặt.
Bao còn phải có khoảng hở và phải tính đến cách đưa sản phẩm vào bao.
2.1. Đo chiều dài
Chiều dài là một trong những kích thước cơ bản.
Khi đo, nên xác định chiều dài theo hướng sản phẩm được đặt trong bao.
Nếu sản phẩm có thể xoay nhiều hướng, nên thử một vài phương án để xem cách đặt nào giúp sử dụng bao hiệu quả nhất.
2.2. Đo chiều rộng
Chiều rộng quyết định đáng kể đến phần thân bao cần có.
Đối với sản phẩm hình hộp hoặc dạng tấm, cần xác định mặt nào được đặt theo chiều rộng của bao.
Đối với sản phẩm mềm hoặc có thể nén, nên đo cả trạng thái bình thường và trạng thái thực tế khi đưa vào bao.
2.3. Đo chiều cao
Chiều cao đặc biệt quan trọng với các sản phẩm cần đặt đứng.
Nếu sản phẩm được đóng cùng nhiều đơn vị trong một bao, chiều cao tổng thể có thể thay đổi sau khi xếp.
Do đó, nên thử cách xếp sản phẩm trước khi chốt kích thước bao bì.
2.4. Đo đường kính với sản phẩm dạng tròn
Với sản phẩm hình trụ, cuộn hoặc dạng tròn, cần xác định đường kính hoặc chu vi.
Nếu có nhiều sản phẩm cùng nằm trong một bao, không nên chỉ lấy đường kính của một sản phẩm rồi nhân số lượng.
Cần thử cách sắp xếp thực tế để xác định tổng kích thước.
3. Xác định khối lượng hoặc thể tích cần chứa
Sau khi biết kích thước sản phẩm, bước tiếp theo là xác định bao cần chứa bao nhiêu.
Đây là điểm khác biệt giữa “kích thước sản phẩm” và “kích thước bao bì”.
Ví dụ, một bao cần chứa 25 kg hạt không nhất thiết phải có kích thước vừa đúng với thể tích lý thuyết của 25 kg.
Cần có thêm không gian để:
- Đưa sản phẩm vào.
- Sản phẩm dàn đều.
- Đóng miệng.
- Cầm nắm.
- Xếp chồng.
- Vận chuyển.
Vì vậy, quy trình xác định kích thước bao bì cần kết hợp cả thể tích sản phẩm và cách thao tác thực tế.
4. Xác định khoảng hở cần thiết
Một sai lầm thường gặp là lấy kích thước sản phẩm rồi chọn bao có kích thước gần bằng.
Cách này dễ khiến bao quá chật.
Bao cần có một mức khoảng hở phù hợp, nhưng khoảng hở không nên quá lớn.
Nếu quá nhỏ, sản phẩm khó đưa vào.
Nếu quá lớn, sản phẩm có thể di chuyển nhiều trong bao và bao bị dư vật liệu.
4.1. Khoảng hở ở hai bên
Với túi hoặc bao dạng phẳng, cần có khoảng hở đủ để sản phẩm không bị ép quá sát hai mép.
Mức khoảng hở cụ thể phụ thuộc vào:
- Độ cứng của sản phẩm.
- Hình dạng sản phẩm.
- Vật liệu bao.
- Cách đóng gói.
- Khả năng biến dạng của bao.
Do đó, không nên áp dụng một con số cố định cho mọi loại sản phẩm.
4.2. Khoảng hở ở phía trên
Phần phía trên bao cần tính đến thao tác đóng miệng.
Nếu bao được may, hàn hoặc gấp miệng, cần có đủ phần vật liệu để thực hiện công đoạn này.
Đây là lý do chiều cao hoặc chiều dài bao thường không thể tính đơn giản bằng kích thước sản phẩm cộng một khoảng nhỏ.
5. Xác định chiều rộng bao
Sau khi biết kích thước sản phẩm và khoảng hở, có thể bắt đầu xác định chiều rộng bao.
Với bao dạng phẳng, chiều rộng thường liên quan trực tiếp đến chiều ngang của sản phẩm sau khi được đặt vào.
Tuy nhiên, nếu bao có đáy gấp hoặc đáy định hình, cách tính sẽ khác.
Cần xác định rõ:
- Bao phẳng hay có đáy.
- Đáy rộng bao nhiêu.
- Sản phẩm được đặt đứng hay nằm.
- Bao được mở rộng đến mức nào khi chứa sản phẩm.
Nếu chưa chắc chắn, nên dùng mẫu kích thước gần nhất để thử trước.
6. Xác định chiều dài bao
Chiều dài bao cần tính đến cả phần chứa sản phẩm và phần dành cho thao tác đóng.
Có thể hiểu đơn giản là:
Chiều dài bao = phần chứa sản phẩm + phần cần thiết cho thao tác đóng và khoảng hở.
Tuy nhiên, công thức cụ thể sẽ thay đổi theo cấu trúc bao.
6.1. Bao không có đáy định hình
Với túi phẳng, cần xem xét cách sản phẩm nằm bên trong bao sau khi đóng.
Nếu sản phẩm dàn xuống đáy, chiều cao thực tế của khối sản phẩm có thể khác với kích thước ban đầu.
Do đó, nên thử sản phẩm trong mẫu túi thay vì chỉ tính trên giấy.
6.2. Bao có đáy gấp
Bao có đáy gấp có thêm không gian chứa theo chiều sâu.
Khi xác định kích thước, cần tính đến phần đáy khi bao được mở ra.
Nếu chỉ dựa trên chiều dài và chiều rộng khi bao còn phẳng, rất dễ xác định sai dung tích thực tế.
6.3. Bao có đáy vuông
Bao đáy vuông hoặc bao có đáy định hình thường có khả năng đứng tốt hơn.
Khi chứa sản phẩm, đáy mở ra tạo thêm thể tích.
Vì vậy, cần xác định riêng:
- Chiều rộng thân.
- Chiều dài thân.
- Chiều rộng đáy.
- Chiều cao thân.
- Phần miệng.
Nếu chưa từng đặt loại bao này, nên trao đổi bản vẽ hoặc mẫu với nhà sản xuất trước khi chốt kích thước.
7. Tính phần miệng bao
Miệng bao không chỉ là phần mở để cho sản phẩm vào.
Nó còn liên quan đến phương pháp đóng bao.
Ví dụ:
- Miệng may.
- Miệng hàn.
- Miệng gấp.
- Miệng có khóa.
- Miệng có dây rút.
- Miệng dùng cho máy đóng gói.
Mỗi kiểu có yêu cầu khác nhau về kích thước và phần chừa.
Nếu bao dùng trên dây chuyền, miệng còn phải phù hợp với bộ phận giữ hoặc cấp bao.
Vì vậy, khi xác định kích thước bao bì, cần cho nhà sản xuất biết bao sẽ được đóng bằng cách nào.
8. Điều chỉnh kích thước theo cách đóng gói
Đây là bước rất quan trọng.
Cùng một sản phẩm nhưng đóng thủ công và đóng bằng máy có thể cần kích thước bao bì khác nhau.
8.1. Đóng thủ công
Khi đóng thủ công, người thao tác có thể điều chỉnh sản phẩm trong bao.
Do đó, bao có thể linh hoạt hơn về kích thước.
Tuy nhiên, vẫn cần tránh chọn bao quá rộng hoặc quá dài vì có thể gây khó khăn khi cầm và đóng.
8.2. Đóng bằng máy
Máy đóng gói thường yêu cầu kích thước bao bì nằm trong một khoảng nhất định.
Cần xác định:
- Chiều rộng bao.
- Chiều dài bao.
- Vị trí miệng.
- Vị trí kẹp.
- Cách cấp bao.
- Phương pháp đóng.
Nếu bao đã được sản xuất theo kích thước không phù hợp với máy, việc điều chỉnh sau đó có thể rất khó.
8.3. Chiết rót sản phẩm dạng bột
Bột có thể tạo bụi và dàn xuống đáy sau khi chiết.
Do đó, kích thước bao bì cần tính đến:
- Thể tích thực tế.
- Khoảng trống phía trên.
- Phương pháp đóng miệng.
- Khả năng xẹp hoặc phồng của bao.
8.4. Chiết rót sản phẩm dạng hạt
Sản phẩm dạng hạt thường có khả năng tự chảy và dàn xuống.
Tuy nhiên, kích thước hạt, hình dạng và khối lượng riêng có thể ảnh hưởng đến thể tích.
Vì vậy, nên thử đúng loại sản phẩm trước khi chốt kích thước.
9. Thử kích thước bằng mẫu trước khi đặt số lượng lớn
Nếu kích thước chưa từng sử dụng, nên làm mẫu hoặc lấy mẫu gần nhất để thử.
Đây là bước giúp xác nhận các tính toán trên giấy.
Có thể thử theo trình tự:
Bước 1: Cho sản phẩm vào bao.
Bước 2: Đặt sản phẩm theo đúng cách sử dụng.
Bước 3: Đóng miệng.
Bước 4: Nâng và di chuyển bao.
Bước 5: Đặt bao xuống.
Bước 6: Xếp chồng nếu thực tế có yêu cầu.
Bước 7: Kiểm tra lại hình dạng và khả năng sử dụng.
Nếu bao quá chật hoặc quá rộng, nên điều chỉnh trước khi sản xuất số lượng lớn.
10. Những trường hợp không nên lấy kích thước sản phẩm làm kích thước bao bì trực tiếp
Có nhiều trường hợp cách tính đơn giản này không phù hợp.
Ví dụ:
- Sản phẩm mềm.
- Sản phẩm dạng hạt.
- Sản phẩm dạng bột.
- Nhiều sản phẩm cùng nằm trong một bao.
- Sản phẩm cần khoảng trống phía trên.
- Bao có đáy định hình.
- Bao sử dụng trên máy.
- Bao cần đóng bằng đường may.
Trong những trường hợp này, kích thước bao bì phải được xác định dựa trên cách sản phẩm nằm trong bao sau khi đóng gói, chứ không chỉ dựa trên kích thước riêng của sản phẩm.
11. Xác định kích thước dựa trên bao đang sử dụng
Nếu doanh nghiệp đã có một mẫu bao đang sử dụng tốt, đây là nguồn tham khảo rất hữu ích.
Có thể ghi lại:
- Kích thước bao bì hiện tại.
- Khối lượng sản phẩm.
- Loại sản phẩm.
- Cách đóng.
- Khả năng xếp chồng.
- Những điểm cần cải thiện.
Sau đó mới xác định có nên giữ nguyên hay thay đổi.
Nếu muốn giảm kích thước bao bì, cần thử lại thay vì giảm trực tiếp theo tỷ lệ.
Nếu muốn tăng kích thước bao bì, cũng cần xem xét tác động đến lượng vật liệu và cách xếp hàng.
12. Xác định kích thước theo cách vận chuyển
Kích thước bao bì không chỉ phục vụ việc chứa sản phẩm.
Nó còn ảnh hưởng đến:
- Số bao trên pallet.
- Chiều cao pallet.
- Diện tích kho.
- Khả năng xếp trên xe.
- Độ ổn định khi vận chuyển.
Ví dụ, một bao lớn hơn một chút có thể khiến số bao trên một pallet giảm đáng kể.
Vì vậy, nếu sản phẩm được vận chuyển số lượng lớn, nên kiểm tra cả phương án xếp pallet trước khi chốt kích thước.
Đây là bước thường bị bỏ qua khi doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc “bao có chứa vừa sản phẩm hay không”.
13. Xác định kích thước phù hợp với quy cách đóng gói
Nếu sản phẩm có nhiều quy cách, nên xác định kích thước riêng cho từng mức.
Ví dụ:
| Quy cách sản phẩm | Kích thước bao bì tham khảo | Cần thử mẫu |
|---|---|---|
| 1 kg | Theo thể tích thực tế | Có |
| 5 kg | Theo thể tích thực tế | Có |
| 10 kg | Theo thể tích thực tế | Có |
| 25 kg | Theo thể tích thực tế | Có |
| 50 kg | Theo thể tích thực tế | Có |
Không nên suy ra rằng bao 50 kg chỉ cần lớn gấp đôi bao 25 kg.
Khả năng chứa còn phụ thuộc vào hình dạng, độ dày và cách sản phẩm phân bố trong bao.
14. Những thông tin cần gửi nhà cung cấp khi hỏi kích thước bao bì
Nếu muốn nhà cung cấp tư vấn kích thước, nên gửi một bộ thông tin càng đầy đủ càng tốt.
Có thể bao gồm:
- Tên sản phẩm.
- Khối lượng mỗi bao.
- Dạng sản phẩm.
- Kích thước sản phẩm nếu có.
- Thể tích cần chứa.
- Loại bao mong muốn.
- Vật liệu dự kiến.
- Kiểu miệng.
- Kiểu đáy.
- Cách đóng.
- Cách vận chuyển.
- Cách xếp pallet.
- Yêu cầu in.
Nếu có mẫu bao cũ, nên gửi thêm hình ảnh và kích thước.
Nhà cung cấp sẽ dễ tư vấn hơn khi có dữ liệu thực tế thay vì chỉ nhận yêu cầu “cần bao 25 kg”.
15. Quy trình xác định kích thước bao bì hoàn chỉnh
Toàn bộ quy trình có thể thực hiện theo các bước:
Bước 1: Xác định sản phẩm.
↓
Bước 2: Xác định khối lượng hoặc thể tích cần đóng.
↓
Bước 3: Đo sản phẩm thực tế nếu có hình dạng cố định.
↓
Bước 4: Xác định cách sản phẩm nằm trong bao.
↓
Bước 5: Tính khoảng hở cần thiết.
↓
Bước 6: Xác định chiều rộng và chiều dài bao.
↓
Bước 7: Tính phần đáy và miệng nếu có.
↓
Bước 8: Điều chỉnh theo phương pháp đóng gói.
↓
Bước 9: Kiểm tra khả năng xếp và vận chuyển.
↓
Bước 10: Làm mẫu hoặc thử kích thước.
↓
Bước 11: Điều chỉnh nếu cần.
↓
Bước 12: Chốt kích thước để báo giá và sản xuất.
Đây là trình tự nên áp dụng khi doanh nghiệp chưa có sẵn thông số bao hoặc muốn thay đổi kích thước bao bì đang sử dụng.
16. Bảng thông tin có thể dùng khi đặt bao
Doanh nghiệp có thể chuẩn bị một bảng thông tin đơn giản:
| Hạng mục | Thông tin cần điền |
|---|---|
| Sản phẩm | |
| Khối lượng/bao | |
| Dạng sản phẩm | |
| Kích thước sản phẩm | |
| Chiều rộng bao | |
| Chiều dài bao | |
| Đáy | |
| Miệng | |
| Vật liệu | |
| Độ dày | |
| Phương pháp đóng | |
| Phương pháp in | |
| Số lượng đặt | |
| Cách đóng gói thành phẩm | |
| Yêu cầu xếp pallet |
Bảng này giúp hạn chế việc bỏ sót thông tin khi gửi yêu cầu cho nhiều nhà cung cấp.
17. Những dấu hiệu cho thấy kích thước bao bì cần điều chỉnh
Sau khi thử mẫu, một số biểu hiện có thể cho thấy kích thước chưa phù hợp.
Bao quá nhỏ thường có biểu hiện:
- Khó đưa sản phẩm vào.
- Miệng khó đóng.
- Bao bị căng nhiều.
- Đường may hoặc đường hàn chịu lực lớn.
- Sản phẩm khó phân bố đều.
Bao quá lớn có thể:
- Dư nhiều vật liệu.
- Sản phẩm bị xê dịch.
- Khó xếp pallet.
- Tăng thể tích lưu kho.
- Làm bao mất hình dạng.
Không phải mọi khoảng hở đều là không tốt. Điều quan trọng là khoảng hở phải phù hợp với cách đóng gói và sử dụng.
18. Có nên chốt kích thước bao bì chỉ dựa trên tư vấn của nhà cung cấp?
Nhà cung cấp có kinh nghiệm có thể đưa ra kích thước tham khảo, nhưng doanh nghiệp vẫn nên xác nhận bằng sản phẩm thực tế.
Lý do là nhà cung cấp không phải lúc nào cũng biết đầy đủ:
- Cách công nhân đóng bao.
- Máy đang sử dụng.
- Điều kiện kho.
- Chiều cao pallet.
- Quãng đường vận chuyển.
- Cách lấy sản phẩm ra.
- Yêu cầu của khách hàng cuối.
Vì vậy, cách tốt nhất là kết hợp kinh nghiệm của nhà cung cấp với thử nghiệm thực tế của doanh nghiệp.
19. Những thông số nên chốt cùng kích thước bao bì
Kích thước không nên được chốt tách biệt khỏi các thông số khác.
Một bộ thông tin tương đối đầy đủ nên gồm:
Kích thước + vật liệu + độ dày + kiểu đáy + kiểu miệng + phương pháp đóng + yêu cầu in.
Nếu chỉ ghi “bao 50 × 80 cm”, thông tin này có thể chưa đủ để sản xuất.
Cùng kích thước nhưng khác vật liệu, đáy hoặc miệng có thể tạo ra sản phẩm hoàn toàn khác nhau.
Kết luận
Xác định kích thước bao bì nên bắt đầu từ sản phẩm thực tế và cách sản phẩm được đóng gói, thay vì chọn kích thước theo cảm tính hoặc lấy nguyên kích thước sản phẩm làm kích thước bao bì.
Quy trình phù hợp là xác định sản phẩm, khối lượng hoặc thể tích cần chứa, đo kích thước khi cần, tính khoảng hở, xác định chiều rộng, chiều dài, phần đáy và miệng, sau đó điều chỉnh theo phương pháp đóng gói và vận chuyển.
Đặc biệt, với những loại bao mới hoặc đơn hàng có số lượng lớn, nên thử mẫu trước khi chốt sản xuất. Việc thử thực tế giúp xác nhận bao có đủ rộng để thao tác, đủ dài để đóng miệng, phù hợp với sản phẩm và thuận tiện khi xếp kho hay vận chuyển hay không.
Khi gửi yêu cầu cho nhà cung cấp, càng cung cấp đầy đủ thông tin về sản phẩm, khối lượng, cách đóng gói và điều kiện sử dụng thì việc tư vấn kích thước càng chính xác. Sau khi chốt, nên lưu lại toàn bộ thông số để làm căn cứ cho những lần đặt hàng tiếp theo.
Bài viết liên quan
